[Ứng dụng cuối tuần] Làm thế nào để giảm dung lượng file PowerPoint?

Tùng Linh

10:17 16/06/2019

BizLIVE - Hiện nay giới hạn dung lượng của tập tin đính kèm trong email thường là 25MB. Tuy nhiên những tập tin PowerPoint khi có quá nhiều biểu đồ, hình ảnh, video lại có dung lượng lớn hơn nhiều.

[Ứng dụng cuối tuần] Làm thế nào để giảm dung lượng file PowerPoint?

Ảnh minh họa.

Thông thường, việc chia sẻ tài liệu qua email được thực hiện rất đơn giản. Tuy nhiên giới hạn 25MB cho tổng dung lượng các tập tin đính kèm lại khiến người dùng gặp khó khăn trong một số trường hợp. 
Và thường các tập tin tài liệu chiếm dung lượng cao nhất sẽ là những tập tin PowerPoint hoặc PDF. Với PowerPoint, các bản trình chiếu sẽ có dung lượng cao hơn nếu chứa nhiều hình ảnh, biểu đồ, video hay hiệu ứng.
Tuy nhiên có nhiều cách để người dùng có thể giảm dung lượng của tập tin này.
Đổi tập tin .ppt sang định dạng .pptx
Thực tế dung lượng của tập tin PowerPoint từ phiên bản 2007 trở lên có dung lượng nhỏ hơn khoảng 15% so với định dạng cũ. Với tập tin cũ, người dùng chỉ cần bấm Save As, hoặc bấm vào phần File, ấn Convert, tập tin cũ sẽ được đổi lên phiên bản mới với dung lượng nhỏ hơn.
Không copy ảnh vào PowerPoint
Một cách để xử lý nội dung nhanh là Copy ảnh từ tập tin vào PowerPoint. Nhưng khi copy như vậy, mọi bức ảnh đều được phần mềm này chuyển đổi sang một định dạng khác. Và định dạng này là PNG, có dung lượng cao hơn JPG.
 Tập tin PNG thường có dung lượng cao hơn JPG với cùng kích thước.
Vậy muốn tập tin cuối cùng có dung lượng tối ưu hơn, thay vì copy, người dùng nên sử dụng chức năng Insert Picture để đưa tập tin gốc vào bản chiếu.
Không chỉnh sửa ảnh trong PowerPoint
Khi PowerPoint điều chỉnh một bức ảnh, phần mềm này sẽ lưu cả phiên bản gốc của ảnh đó để người dùng có thể khôi phục sau đó nếu cần. Và như vậy, dung lượng tổng của tập tin cuối cùng tăng lên.
Cách để tránh tình trạng này là người dùng nên chỉnh ảnh bằng một ứng dụng bên ngoài trước rồi mới đưa bức ảnh cuối cùng vào.
Nén toàn bộ hình ảnh khi lưu file
Đôi khi bức ảnh gốc người dùng đưa vào file là một bức ảnh có kích thước rất lớn, đủ tiêu chuẩn để in ảnh pano nhưng thực tế thì để chiếu thuyết trình thì không cần. Phần mềm khi lưu file có thể nén các bức ảnh này lại để giảm dung lượng.
Để thực hiện nén tự động, người dùng bấm vào Save As, bấm vào More Option dưới phần đặt tên file, chọn tool và chọn Compress Picture. Tại đây phần mềm sẽ hỏi  người dùng muốn nén ảnh đến mức độ nào.
Nhỏ nhất sẽ là E-mail (96ppi). Đây là tiêu chuẩn phù hợp nhất cho việc gửi file qua email.

TÙNG LINH

Từ khóa: văn phòng, internet
Thăm dò ý kiến
Bạn sẽ chuyển sang nhà mạng di động nào?