Khi nào làm việc online tốt hơn gặp mặt trực tiếp?

Thanh Tâm

16:22 16/04/2015

Nếu bạn đang cảm thấy hình thức làm việc trực tuyến là một con quỷ nhưng vẫn buộc phải làm, bạn có thể đang làm sai cách.

Khi nào làm việc online tốt hơn gặp mặt trực tiếp?

Ảnh minh họa.

Nếu bạn đang cảm thấy hình thức làm việc trực tuyến là một con quỷ nhưng vẫn bắt buộc phải làm, bạn có thể đang làm sai cách. Cộng tác trực tuyến không chỉ là sự thay thế tối ưu thứ hai cho việc mặt mặt trực tiếp: Nó là đặc quyền và quyền lợi của người sở hữu.

Thực tế, xâu chuỗi nhóm của bạn bằng các công cụ giao tiếp trực tuyến như Yammer và Slack có thể giúp bạn giảm thiểu tác động gây rối của những người làm tại gia thay vì văn phòng. Các công cụ quản lý dự án dành cho nhóm như Basecamp có thể giải quyết những thách thức khi phối hợp làm việc giữa các đội nhóm được phân bổ trên toàn thế giới thay vì tập trung tại tòa nhà công ty. Chia sẻ kiến thức với wiki hoặc Evernote, hoặc chỉnh sửa và xem xét tài liệu thông qua Google Drive, là lựa chọn tiện lợi khi bạn không dễ dàng gửi được tài liệu cho người nhận.

Tuy nhiên, nếu tất cả những gì bạn đang cần từ việc cộng tác trực tuyến là hiệu quả kỳ diệu như làm việc trực tiếp, bạn đang ôm nỗi thất vọng. Trên hết, chúng ta biết rằng có những lợi ích độc đáo khi cùng chia sẻ địa điểm làm việc (như năng lực sáng tạo đến từ các tương tác tự phát với người khác) hoặc độc thoại (như khai thác năng lực giao tiếp không lời). Và ngay cả những cơ sở được trang bị phương tiện giao tiếp từ xa tốt nhất hoặc các mạng xã hội trong nhà không thể thay thế những gì chúng ta mất đi khi chúng ta dừng làm việc trực tiếp với nhau.

Mặc dù vậy, trong nhiều trường hợp, cộng tác trực tuyến thực sự thích hợp hơn. Bằng cách tập trung vào những hình thức duy nhất chỉ có cộng tác trực tuyến mới thực hiện được, điều đó sẽ cho phép bạn nhận ra những lợi ích của nó - và để xác định được các dạng dự án, nhiệm vụ, và đội ngũ thích hợp để làm việc trực tuyến cùng nhau.

Cộng tác trực tuyến, giống như hầu hết các làn sóng thời đại kỹ thuật số, giải quyết tốt các dạng vấn đề đặc thù như: vấn đề thời gian, vấn đề khoảng cách và các vấn đề về giao tiếp. Bằng việc giải quyết các vấn đề thời gian, nó tạo ra chu trình sản xuất 24/7 đầy lợi nhuận; bằng cách giải quyết các vấn đề khoảng cách, nó cho phép làm mới đội ngũ bằng việc đa dạng nguồn nhân lực; và bằng cách giải quyết các vấn đề giao tiếp, nó cho phép chúng ta làm việc với nhau theo nhiều cách dựa vào các kỹ năng và nguồn lực thích hợp.

Khi chúng ta dùng hình thức cộng tác trực tuyến để hỗ trợ công việc và các dự án cụ thể nhằm tận dụng những lợi ích đặc biệt, chúng ta có thể tiến xa hơn bằng cách xem làm việc trực tuyến như một kênh hỗ trợ giải quyết vấn đề phân tán đội nhóm và sử dụng nó để thúc đẩy công việc, giúp tổ chức của chúng ta tiến về phía trước.

Hãy xem qua chu trình sản xuất 24/7 - có thể coi đây là lợi ích được công nhận rộng rãi nhất của hình thức làm việc trực tuyến. Khi bạn đang làm việc với một nhóm ảo, bạn có thể kết thúc ngày làm việc của bạn vào lúc 5:00 hoặc 6:00, gửi kết quả công việc hoặc câu hỏi của bạn cho một đồng nghiệp ở múi giờ khác, và câu trả lời hoặc bước tiếp theo trong quy trình làm việc sẽ ở trên bàn làm việc của bạn vào buổi sáng hôm sau.

Về giá trị, ngày làm việc của bạn có thể được gói gọn hơn: thay vì chờ đợi cuộc họp hoặc cuộc gọi có thể giải quyết các câu hỏi của bạn hoặc cung cấp phần thông tin còn thiếu, bạn có thể tiếp cận với một đồng nghiệp bằng một tin nhắn hay email – hay cách tốt hơn, tìm ra một câu trả lời cho bản thân bạn bằng cách truy cập vào trang thông tin nội bộ hoặc dựa vào kiến thức cơ bản để giải quyết

Khi bạn làm việc trong một nhóm hoặc dự án có liên quan đến các nhiệm vụ rời rạc, cần những kiến thức được xác định trước, và có nhiều yếu tố phụ thuộc, bạn đang ở một vị thế tuyệt vời để tận dụng lợi ích từ sự hợp tác trực tuyến 24/7. Nếu bạn đang làm một dự án mà tình thế đòi hỏi bạn phải vượt cấp đồng nghiệp để đưa dự án chuyển biến, hoặc công việc của bạn phụ thuộc vào việc hoàn thành nhiệm vụ của đồng nghiệp mới có thể hoàn thành, trong trường hợp này bạn có thể hoàn thành công việc tốt hơn khi trong một nhóm phân tán về măt địa lý. Và nếu bạn cần câu trả lời rõ ràng từ đồng nghiệp hoặc kiến thức phổ biến mà có thể được chia sẻ trực tuyến, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn khi mọi người yêu cầu và chia sẻ thông tin trực tuyến thay vì phải đối mặt trực tiếp.

Khả năng tập họp được đội ngũ đa dạng là một lợi ích khác của sự hợp tác trực tuyến - một trong những hoạt động kiểm soát sản xuất 24/7 nếu bạn đang dẫn dắt một đội ngũ toàn cầu làm việc trên nhiều múi giờ. Nhưng sự đa dạng hóa đến từ hình thức hợp tác trực tuyến có ý nghĩa vượt xa khả năng đơn giản (nhưng mạnh mẽ), giúp tận dụng được nguồn lực từ các thành viên trong nhóm ở khắp nơi trên thế giới. Cộng tác trực tuyến cũng giúp bạn thu hút chất xám và nguồn lực từ các tổ chức khác dễ dàng hơn, và để khai thác các hình thức nổi bật cho việc tuyển dụng lao động như Fiverr, oDesk và Elance.

Cách tiếp cận này có giá trị lớn nhất đối với các dự án đòi hỏi phải có kỹ năng và chuyên môn cụ thể, và để giải quyết nhiều vấn đề, điều này đòi hỏi một góc nhìn mới. Nếu bạn đang cố gắng để tiếp cận danh mục khách hàng trước đây thường lảng tránh bạn, hoặc muốn giới thiệu dòng sản phẩm đại diện mới được hình thành chính từ việc cải tiến các dịch vụ cũ của bạn, bạn sẽ được hưởng lợi từ đội ngũ đại diện cho khách hàng mục tiêu của bạn hoặc có thể đưa những suy nghĩ về mô hình kinh doanh, thông điệp, hoặc các sản phẩm theo những góc nhìn mới.

Nếu bạn đang làm việc cho những cải tiến hoặc đổi mới đòi hỏi phải có kỹ năng chuyên môn cao – những kỹ năng mà công ty bạn không có - khả năng đa dạng hóa nhóm của bạn sẽ được đền đáp bằng một thành quả hoặc sản phẩm tốt hơn. Bằng cách khai thác phạm vi đa dạng hơn về kỹ năng và chuyên môn trong thị trường lao động toàn cầu, bạn có thể đạt được một kết quả tốt hơn bằng cách làm việc trên mạng, so với làm việc trực tiếp với đội nhóm hoặc tổ chức của bạn.

Điều đó có nghĩa là thay vì dựa vào nhà thiết kế “trong nhà”, bạn có thể chọn một nhà thiết kế có chuyên môn về các thành phần đặc biệt của sản phẩm bạn đang tạo ra. Thay vì quay về cùng một số người bạn đã từng làm việc với bạn trên năm dự án trong quá khứ, bạn có thể cùng với nhóm tiếp cận vấn đề dưới góc nhìn mới, và những ý tưởng táo bạo. Thay vì làm việc với phạm vi kỹ năng chuyên nghiệp có mặt trong văn phòng hoặc tổ chức của bạn, bạn có thể thâm nhập vào một mạng lưới toàn cầu từ các chuyên gia và tìm thấy những người đặc biệt mà bạn cần cho dự án này.

Một lợi ích cuối cùng của sự hợp tác trực tuyến là khả năng đáp ứng việc giao tiếp trên diện rộng và phù hợp các phong cách làm việc khác nhau. Nếu bạn là dạng người luôn nêu ý kiến trong các cuộc họp, nơi làm việc truyền thống có thể tuyệt vời đối với bạn. Nhưng bạn đang bỏ lỡ quan điểm và tài năng của những người thích nghiền ngẫm về một vấn đề trước khi quyết định, hoặc những người có kỹ năng giao tiếp tốt bằng mắt hoặc bằng văn bản.

Khả năng hỗ trợ một loạt các hoạt động và phong cách giao tiếp đặc biệt hữu ích cho các dự án phức tạp mà cần sự tham gia của cả các chuyên gia não phải và não trái. Nếu bạn đang làm việc với một vấn đề hạn hẹp nằm trong một lĩnh vực hoặc lĩnh vực chuyên môn cụ thể, bạn sẽ chỉ làm tốt khi có một nhóm đồng nhất ngồi quanh bàn; nếu bạn đang giải quyết một cái gì đó lớn hơn hoặc mơ hồ hơn, bạn sẽ được hưởng lợi từ sự cộng tác trực tuyến, cọ xát nhiều hơn với các nhóm chủ nghĩa chiết trung và những cách suy nghĩ khác biệt.

Bạn sẽ nhận được phần thưởng lớn nhất từ sự cộng tác trực tuyến nếu bạn sử dụng một loạt các công cụ hỗ trợ đa dạng các phong cách làm việc và giao tiếp. Kết hợp các bài thuyết trình PowerPoint trực tuyến với tài liệu cộng tác trên Google Drive; sử dụng các công cụ biểu đồ tư duy như Lucidchart và Mindmeister để khuyến khích đóng góp từ những người suy nghĩ trực quan, và sử dụng các công cụ quản lý dự án trực tuyến như Basecamp để hỗ trợ các thành viên trong nhóm cần nhiệm vụ rõ ràng và lộ trình thích hợp.

Tiếp cận cộng tác trực tuyến là một cách làm việc đặc biệt - và nó mang đến các lợi ích độc đáo - cho phép chúng ta có thể sử dụng cộng tác trực tuyến như là một sự thay thế cho làm việc trực tiếp và nhìn thấy khả năng thất bại được rút ngắn. Thay vào đó, chúng ta cần phải xem làm việc trực tuyến và làm việc trực tiếp từng người như cách bổ sung các hoạt động, phù hợp với bối cảnh và các vấn đề khác nhau. Khi chúng ta thực sự hợp tác trực tuyến một cách hiệu quả trong công việc theo đúng nghĩa của nó, chúng ta sẽ ngừng than thở về sự kết thúc của văn phòng truyền thống, và bắt đầu khai thác các tiềm năng 24/7, đa dạng, và nơi làm việc linh hoạt.

Theo Trí Thức Trẻ

BizLIVE - Gặp gỡ