Office 2016 hơn kém gì so với Google Docs?

Việt Khôi

06:59 23/09/2015

BizLIVE -
Như vậy sau 3 năm, Microsoft tiếp tục ra mắt phiên bản tiếp theo của bộ ứng dụng văn phòng Office. Mặc dù đã có những cải tiến, Office 2016 có thể thay thế bộ ứng dụng miễn phí của Google được không?

Office 2016 hơn kém gì so với Google Docs?

Excel 2016 trên Surface Pro 3

Ưu điểm đầu tiên của phiên bản Office lần này đó là cho phép nhiều người dùng cùng làm việc trên 1 file văn bản. Điều này có nghĩa là những người dùng làm việc nhóm với nhau có thể ngay lập tức nhìn thấy những thay đổi mà người khác tạo ra trên file word mà nhiều người đang cùng làm việc.
Công cụ tìm kiếm Bing và dịch vụ nhắn tin, gọi điện thoại trực tuyến Skype cũng được tích hợp vào bộ Office lần này. Đây là những cải tiến giá trị mà các đối thủ khác về ứng dụng văn phòng trên thị trường không có được.
Thế nhưng Microsoft đang ngày càng phải chịu sự cạnh tranh gay gắt từ những đối thủ miễn phí hoặc giá rẻ hơn mình. Trên thực tế thì rất khó để khách hàng có thể bỏ đi một trong hai ứng dụng Office và Google Docs. Đơn giản vì cả hai có những ưu và nhược điểm khác nhau.
Khả năng tra cứu thông minh
Trong phiên bản này, Microsoft đã thêm vào Smart Lookup. Đây là công cụ tìm kiếm mới hoạt động trên nền dịch vụ tìm kiếm Bing của hãng này. Như vậy, người dùng có thể tra cứu mọi thông tin trên Internet mà không cần phải rời khỏi Word hoặc Excel.
Kết quả tìm kiếm sẽ được hiển thị ở ngay phía bên phải, bên cạnh bất kỳ tài liệu nào người dùng đang làm việc. Khi bấm vào kết quả tìm kiếm, trình duyệt sẽ được mở để có thể đọc được nhiều thông tin hơn. Thế nhưng chức năng này có ích thật sự khi sẽ hiển thị một bảng bên cạnh cụm từ mà người dùng chọn. Bảng này sẽ chứa các kết quả tìm kiếm liên quan.
Google Docs cũng có chức năng này trong khoảng 1 năm gần đây, tuy nhiên Smart Lookup đang hoạt động hiệu quả hơn.
Tìm kiếm các công cụ cần thiết
Office từ xưa đến nay vẫn được mệnh danh là ứng dụng văn phòng cực kỳ đầy đủ với nhiều tính năng. Tuy nhiên việc nó đang có nhiều quá và nằm ở sâu trong các menu khác nhau khiến người dùng không nhớ nổi công cụ mình cần ở đâu.
Hiện nay, trên thanh Ribbon phía trên cùng, chỉ cần click vào “Tell me what you want to do” và gõ tên công cụ mình cần là có thể tìm được vị trí của công cụ đó. Tuy nhiên đây là một chức năng học hỏi từ bộ văn phòng iWork của Apple.
Có sẵn Skype
Với mục tiêu giúp người dùng có thể làm việc nhóm tốt hơn, Microsoft đã tích hợp Skype vào cả Word, Powerpoint và Excel.  Mỗi ứng dụng có thêm một menu Share để chia sẻ file trực tiếp với một người dùng khác. Như vậy một lần nữa, Microsoft thành công trong việc không để người dùng phải rời ứng dụng của mình để làm việc khác.
Tiếp tục tại vị trí cuối cùng
Đây là một thanh đổi rất có ích của Office 2016. Khi người dùng đang làm việc tại vị trí nào trên văn bản và phải đóng file thì trong lần mở file tiếp theo, Word sẽ hiển thị ngay vị trí làm việc cuối cùng và có thể chuyển thẳng tới vị trí này chỉ với 1 click chuột.
Làm việc liên tục
Office vẫn được coi là bộ ứng dụng có khả năng liên kết các tài liệu mạnh nhất từ trước đến nay. Nó có khả năng đóng gói các tập tin một cách hoàn chỉnh như file Powerpoint có thể đi kèm đầy đủ các chuyển động và biểu đồ. Các ứng dụng văn phòng khác không thể làm được điều này.
Ngoài ra Office 2016 còn có thể làm việc cả trực tuyến và cả khi không có kết nối Internet. Khi so sánh với Gooogle Docs thì ứng dụng của hãng tìm kiếm có thể hoạt động gián tuyến nhưng cuối cùng vẫn phải có kết nối Internet để mở tập tin.
Thế nhưng tất cả những điều này không làm cho bộ ứng dụng của Microsoft trở thành hoàn hảo. Vẫn có những đặc điểm để sản phẩm từ Google đi trước.
Làm việc nhóm theo thời gian thực
 Word 2016 có thể làm việc nhiều người cùng lúc. Tuy nhiên chỉ có mỗi Word có khả năng này
Mặc dù đến phiên bản 2016, Word đã cho phép nhiều người dùng đồng thời làm việc trên 1 file nhưng tính năng này đã có từ rất lâu với Google Docs. Điều này không chỉ có với văn bản mà còn có cả trên bảng tính và slide. Office mới chỉ hỗ trợ Word.
Chia sẻ tập tin
Microsoft đã rất cố gắng để mang lại trải nghiệm chia sẻ file tốt nhất cho người dùng. Thế nhưng vẫn được đánh giá là khó sử dụng hơn của Google.
Một thử nghiệm chia sẻ file bằng Office 2016, tập tin có thể chia sẻ trực tiếp từ menu trong Word, Excel hoặc PowerPoint. Gõ địa chỉ email của người nhận sau đó tuỳ chọn người kia có thể xem hay sửa tập tin và chọn chia sẻ liên kết tập tin đến người kia.
Người nhận có thể mở tập tin ngay lập tức mà không cần tải về. Ngoài ra với dịch vụ Office trực tuyến office.com, người dùng có thể thực hiện một vài thao tác chỉnh sửa cơ bản. Muốn thực hiện đầy đủ các chức năng cần phải tải file về. Do vậy chức năng chia sẻ của Office phức tạp và tốn nhiều bước hơn Google.
Không hề miễn phí
 Mặc dù những công cụ của Google Docs rất cơ bản nhưng vì miễn phí nên nó phù hợp với nhiều người dùng
Đối với những nhu cầu của sinh viên, giáo viên hay các nhân viên văn phòng bình thường, chỉ cần viết được, chỉnh sửa được văn bản là đủ thì Google Docs miễn phí đã đáp ứng được các nhu cầu đó.
Phiên bản đầy đủ của Office sẽ gây tốn kém cho khách hàng. Với phiên bản Office 365 thì giá cho nó vào khoảng 70 USD/năm. Còn phiên bản Office 2016 có giá 139,99 USD. Đây là mức giá có thể không cần thiết cho một số người không sử dụng hết các chức năng của bộ ứng dụng văn phòng này.

VIỆT KHÔI

Thăm dò ý kiến
Bạn sẽ chuyển sang nhà mạng di động nào?

Emagazine