Cẩm nang làm việc với người Nhật (P2)

Phương Thanh

07:41 18/05/2015

Cuốn "Văn hóa làm việc với người Nhật" được xuất bản lần đầu vào năm 1984. Khi ấy, nó đã nhanh chóng trở thành “kinh thánh” cho những người phương Tây muốn tìm hiểu và xử lý công việc một cách hiệu quả ở Nhật - hồi đó được coi là nền kinh tế cạnh tranh nhất trên thế giới.

Cẩm nang làm việc với người Nhật (P2)

Nhà hàng - một trong những không gian giao tiếp được ưa chuộng ở Nhật. Ảnh: tofugu.com

Giờ đây, sau gần 30 năm, John C.Condon - với sự hợp tác của Tomoko Masumoto, đã chỉnh sửa, cập nhật và bổ sung nhiều chi tiết hướng dẫn, đặc biệt dành cho những người làm việc trong các tổ chức của Nhật.

5. Không gian

Ngay cả khi giao tiếp trong thực tại ảo ngày càng diễn ra nhiều hơn, thì ở Nhật, bối cảnh giao tiếp vẫn là điều vô cùng quan trọng. Cuộc trò chuyện diễn ra ở đâu quan trọng đến nỗi nó có thể quyết định điều gì sẽ được nói hay chia sẻ, và điều gì thì không.

Những người đến thăm Tokyo, Osaka hay bất cứ thành phố lớn nào ở Nhật đều thường kinh ngạc vì số lượng khổng lồ các quán bar và nhà hàng nhỏ ở đây. Ngoài việc mang lại những điều mà các quán bar, nhà hàng khắp nơi trên thế giới có, những địa điểm này còn đóng vai trò là nơi những người từ văn phòng có thể đến để trò chuyện về nhiều vấn đề, theo những cách không thể xảy ra trong giờ làm việc ở công sở.

Người Nhật có sự phân biệt rõ ràng giữa những gì liên quan tới gia đình, nhóm trong trường, công ty (bên trong) và những vấn đề nằm ngoài phạm vi đó (bên ngoài).

Bởi vậy, những hành vi được coi là phù hợp bên trong nhóm của ai đó có thể khá khác so với những tiêu chuẩn ứng xử thích hợp với người bên ngoài nhóm. Tiêu chuẩn kép này là điều có thể dự đoán.

Giáo sư Chie Nakane mô tả các mối quan hệ của người Nhật được phân chia tương đối giữa ba phạm vi khác nhau: (1) trong những nhóm thân thiết nhất (uchi), bắt đầu với gia đình và bao gồm cả những nhóm gắn bó khăng khí khác; (2) trong môi trường xã hội của hôn nhân và hợp tác; (3) thế giới công cộng bên ngoài (soto) - những người lạ.

Vì thế, sẽ không có gì là ngạc nhiên khi thấy một quý ông vừa tỏ ra lịch sự quá mức (trong một tình huống diễn ra trước đó) đang chen lấn lên tàu điện đông đúc.

Do sự phân biệt giữa uchi và soto rất quan trọng cho bất cứ nhóm nào, từ tổ chức lớn tới các gia đình, người Nhật rất cẩn trọng trong việc cho phép ai gia nhập - nghĩa là, những người được công ty tuyển.

Tuy nhiên, một khi đã được thừa nhận, người đó sẽ trở thành một phần của "chúng ta" và chắc chắn không bị thải loại.

Tìm vị trí của mình

Trong một căn phòng Nhật Bản truyền thống, sẽ có một "chỗ thấp" (shimoza) và một "chỗ cao" (kamiza). Người là khách mời danh dự, người lớn tuổi nhất trong gia đình, hay người có vị trí cao nhất trong tổ chức sẽ ngồi ở chỗ cao.

Với khách nước ngoài, những người được đối xử như một vị khách, lời khuyên tốt nhất về chỗ ngồi là từ tốn và để cho chủ nhà hướng dẫn. Như vậy họ không cảm thấy thiếu thoải mái trong suốt buổi gặp hay bữa ăn vì chọn sai chỗ.

Cách bài trí văn phòng điển hình của Nhật là một không gian mở với các bàn được xếp thành cụm, theo các hàng, và mọi người làm việc cạnh nhau, mỗi người đối diện với ai đó ở phía bên kia. Ngồi ở cuối phòng, nhìn bao quát toàn bộ văn phòng là vị quản lý.

Trong một nền văn hoá nơi các biểu hiện không lời phổ biến có thể thể hiện nhiều hơn những gì được nói ra, văn phòng mở là một môi trường quan trọng cho việc truyền đạt thông tin.

6. Thời gian

Trong ngôn ngữ kinh doanh và chính trị, đôi khi người ta đùa rằng một kế hoạch dài hạn ở Mỹ tương đương với kế hoạch ngắn hạn ở Nhật.

Ở Mỹ, “một thời gian dài” có thể là một năm, hay bốn quý của một năm tài chính. Ở Nhật, không hiếm khi “một thời gian dài” là ít nhất 30 năm. Tới gần đây, điều này vẫn là chu kỳ chuẩn bị cho một nhân viên làm việc cho một công ty.

Trong một khảo sát về 31 nước có tầm nhìn lâu dài trong kinh doanh, Nhật Bản đứng thứ nhất, theo sau là Thụy Điển, Mỹ đứng thứ 19.

Người Nhật không phân tách quá rõ ràng giờ làm việc với thời gian sau giờ làm như cách nhiều người Mỹ và phương Tây khác thường làm. Ở Nhật, người ta mong muốn và đánh giá cao việc chia sẻ thời gian với các đồng nghiệp, không chỉ trong giờ làm mà cả sau đó nữa.

Làm quá giờ ở công sở là chuyện không có gì lạ, không mong đợi được thưởng thêm. Trong một số trường hợp, đơn giản là công việc đòi hỏi phải làm thêm giờ, nhưng trong các trường hợp khác thì chính sự trân trọng mối quan hệ với đồng nghiệp đòi hỏi phải “ở lại ngoài giờ”.

Vậy mất bao lâu thì một người nước ngoài hòa nhập được vào một tổ chức của Nhật? Mất bao lâu để trở thành một nhân viên hiệu quả và có cống hiến trong một tổ chức?

Câu trả lời từ các giám sát người Nhật là “khoảng một tuần” tới “vài tháng”, tùy vào tính cách của thực tập sinh.

Tuy vậy, trên thực tế, ngay cả một kỹ sư người Nhật cũng mất chừng 5 năm trước khi đạt yêu cầu, với “hành trình” cụ thể là: Sẽ mất một năm để thành thạo ngôn ngữ, bao gồm các từ chuyên môn. Trong năm thứ hai, một nghiên cứu viên mới sẽ tìm hiểu về tổ chức. Ở năm thứ ba, họ sẽ tìm hiểu vị trí của mình trong tổ chức. Sau đó, họ có thể bắt đầu nghiên cứu của riêng mình và có được kết quả trong khoảng năm thứ năm.

Một giám sát người Nhật cho biết: “Nếu ai đó muốn năng động trong kinh doanh, nhất thiết phải thông thạo tiếng Nhật. Tôi thậm chí không để sinh viên Nhật mới ra trường được làm việc với khách hàng. Những người Nhật trẻ mới chỉ sử dụng những cụm từ quen thuộc và các chữ viết tắt họ nghe thấy trên các chương trình truyền hình, nên phải mất 4 đến 5 năm để học tiếng Nhật tử tế trước khi họ làm việc với khách hàng của chúng tôi. Ngay cả nếu một thực tập sinh nước ngoài có một tấm bằng trên đại học, thì việc tới công ty chúng tôi không phải là bắt đầu sự nghiệp, mà chỉ là bước đầu tiến tới sự nghiệp. Với những nhân viên mới người Nhật cũng vậy, sẽ mất ít nhất là 5 năm.

7. Phản hồi

Một giám sát người Nhật giải thích quan điểm về vấn đề phản hồi: “Chúng tôi không nghĩ phản hồi là điều cần thiết. Tôi nghĩ đó là khác biệt về văn hóa. Ở Nhật, nếu chúng tôi không có bất cứ phàn nàn hay nhận xét cụ thể nào, điều đó đồng nghĩa với sự đánh giá tốt nhất. Nhưng có vẻ như với những người đến từ Mỹ, nếu không có nhận xét, họ sẽ nghĩ là có vấn đề”.

Các quản lý người Mỹ khen ngợi các nhân viên làm việc tốt, và coi việc khen ngợi là một yếu tố quan trọng để khuyến khích người Mỹ ở nơi làm việc.

Nhật Bản cũng có thể ca ngợi ai đó ở nơi công cộng, nhưng vì những lý do khác và hiếm hoi hơn. Người Nhật ca ngợi công khai để nâng cao thể diện, trong khi người Mỹ khen ngợi là để khuyến khích chất lượng hoạt động.

Loại ngôn từ được sử dụng để ca ngợi giữa các nền văn hóa cũng khác nhau. Những từ ở mức so sánh cao nhất như “tuyệt vời”, “làm quá tốt”, “thành tựu xuất sắc” được thể hiện quá thường xuyên sẽ khiến người châu Á thấy rỗng tuếch.

(còn tiếp)

Theo Doanh nhân Sài Gòn

Cùng dòng sự kiện