Những thói xấu cần bỏ để tăng hiệu quả công việc

Tuấn Anh

15:41 04/01/2016

Hiệu suất làm việc cao hơn đồng nghĩa với quá trình làm việc khôn ngoan hơn, tận dụng được thời gian mỗi ngày nhưng không vất vả hơn. Mặc dù không dễ dàng, nhưng việc làm được nhiều hơn trong thời gian ít hơn sẽ là mục tiêu dễ đạt được hơn nhiều nếu bạn ngừng phá hoại bản thân mình bằng các thói quen xấu.

Những thói xấu cần bỏ để tăng hiệu quả công việc

Ảnh minh họa.

1. Sa đà vào việc lướt web

Phần lớn chúng ta đều kết nối với internet tại nơi làm việc nên rất dễ bị sa đà vào việc lướt web nhằm tìm kiếm câu trả lời cho một câu hỏi ngẫu nhiên, bất chợt nảy sinh trong đầu của bạn.

Đây là lí do tại sao các chuyên gia khuyến nghị mọi người nên viết các suy nghĩ hoặc câu hỏi này lên trên một tờ giấy ghi chú. Bằng cách này, bạn có thể tra cứu thông tin mình cần về sau, khi bạn đang không phải cố gắng chú tâm hoàn thành công việc.

2. Làm nhiều việc cùng lúc

Mặc dù nhiều người tin rằng họ rất giỏi làm 2 việc cùng một lúc, nhưng các nghiên cứu khoa học phát hiện, chỉ có 2% dân số trên Trái đất thực sự có khả năng thực hiện đồng thời nhiều việc một cách hiệu quả.

Đối với phần lớn chúng ta, tình trạng đa nhiệm là thói quen xấu, làm giảm khoảng thời gian chú ý và khiến chúng ta kém hiệu suất hơn về dài hạn.

3. Kiểm tra email cả ngày

Liên tục truy cập internet cũng có thể khiến mọi người kiểm tra email suốt cả ngày. Đáng buồn là, mỗi lần bạn làm việc đó, bạn đã để mất tới 25 phút thời gian làm việc. Ngoài ra, việc liên tục kiểm tra email cũng khiến bạn trở nên câm lặng hơn.

Thay vào đó, nhà tư vấn chiến lược Ron Friedman đề xuất, thoát ra khỏi hộp thư đến, đóng các cửa sổ email và tắt điện thoại của bạn trong các khoảng thời gian kéo dài chừng 30 phút đồng hồ để toàn tâm toàn ý làm việc.

4. Tự thưởng tinh thần

Dù đó là một chế độ ăn kiêng mới, thời khóa biểu rèn luyện sức khỏe hay làm việc mới, một trong những điều khó khăn nhất trong việc hình thành một thói quen mới là thôi thúc gian dối như phần thưởng cho việc đã tuân thủ quá trình được một thời gian.

Ý tưởng rằng chúng ta "xứng đáng" được ăn uống thỏa thuê một bữa theo ý thức sau khi kiêng khem suốt 1 tuần được gọi là "sự tự thưởng tinh thần" và nó hủy hoại rất nhiều các kế hoạch tự cải thiện bản thân của mọi người.

Thay vào đó, hãy thử biến mục tiêu thành một phần bản sắc của bạn, chẳng hạn như bạn nghĩ về bản thân như một người tiết kiệm tiền bạc hoặc tập thể dục, thể thao thường xuyên, thay vì là ai đó chống lại ý nguyện của bản thân để làm cái gì đó mới.

5. Trì hoãn công việc quan trọng nhất tới cuối ngày

Mọi người thường bắt đầu ngày của họ bằng cách hoàn thành các nhiệm vụ dễ dàng và để chừa lại các công việc khó khăn hơn về sau trong ngày. Đây là một ý kiến tồi và nó thường dẫn tới hậu quả là, công việc quan trọng nhất rốt cuộc không được hoàn thành.

Theo các nhà nghiên cứu, mọi người có lượng ý chí hữu hạn và giảm dần suốt cả ngày. Vì vậy, tốt nhất là bạn hãy hoàn thành các nhiệm vụ khó khăn nhất và quan trọng nhất của mình khi bắt đầu ngày làm việc.

6. Họp hành, gặp gỡ, tiếp xúc quá nhiều

 
Không có gì ngáng trở dòng chảy hiệu suất làm việc giống như một cuộc gặp gỡ không cần thiết. Với các công cụ như email, nhắn tin hay ứng dụng chat video ngay trong tầm tay, tốt nhất bạn chỉ nên sử dụng các cuộc tiếp xúc cho việc giới thiệu hoặc thảo luận quan trọng, vốn đòi hỏi việc đích thân thực hiện.

Bobby Harris - người sáng lập công ty BlueGrace Logistics, khuyến nghị mọi người không nên chấp nhận gặp gỡ hay tiếp xúc trừ phi người đề nghị nó thông báo trước về vấn đề cần bàn thảo rõ ràng cũng như chính xác thời gian họ cần. Và ngay cả khi đó, ông Harris khuyến cũng chỉ nên cho người đó một nửa thời gian đối thoại mà họ đề nghị ban đầu.

7. Ngồi lì cả ngày

Trong một buổi diễn thuyết, chuyên gia tư vấn doanh nghiệp và cũng là tác giả cuốn Cách thức mới: Tạo ra các giải pháp cho doanh nghiệp thông qua cẩm nang chiến lược cộng tác, Nilofer Merchant đã chia sẻ với các khán, thính giả về cách bà đã giúp nhiều công ty lớn phát triển các sáng kiến mới thành công như thế nào: các buổi tiếp xúc đi bộ.

Bà Merchant đề xuất từ bỏ các cuộc gặp gỡ trong phòng họp hoặc quán cà phê để đi bộ và trò chuyện 20 - 30 phút/tuần. "Bạn sẽ ngạc nhiên trước việc không khí thoáng đãng làm khởi phát các suy nghĩ tươi mới như thế nào và bằng cách đó, bạn sẽ mang tới cho cuộc đời mình một loạt ý tưởng hoàn toàn mới", bà Merchant nhấn mạnh.

8. Tắt chuông báo thức

Việc tắt chuông báo thức vào buổi sáng có vẻ như mang lại cho bạn thêm chút thời gian nghỉ ngơi trước khi bắt đầu một ngày làm việc, nhưng sự thật là thói quen này "lợi bất cập hại". Lí do vì, khi bạn thức dậy ngay khi chuông báo thức lần đầu tiên, hệ thống nội tiết của bạn bắt đầu giải phóng các hoóc môn tỉnh táo để khiến bạn sẵn sàng cho ngày mới. Nhưng bằng cách quay lại với giấc ngủ, bạn đang làm chậm lại quá trình này. Thêm vào đó, 9 phút ngủ nướng không đủ mang tới cho cơ thể bạn thời gian hồi phục, mà nó cần giấc ngủ sâu.

Tất cả không có nghĩa bạn cần cắt giảm thời gian ngủ. Như diễn giả Arianna Huffington từng nêu, một giấc ngủ ngon vào ban đêm có tác dụng gia tăng hiệu suất làm việc, hạnh phúc, quá trình ra quyết định sáng suốt hơn và làm khởi phát các sáng kiến. Mẹo để ngủ đủ giấc là lên kế hoạch trước và nghỉ ngơi vào thời gian hợp lí.

9. Không dành ưu tiên

Một số người có thể nghĩ, việc có nhiều mục tiêu là cách tốt nhất để đảm bảo thành công. Nếu ý tưởng này thất bại, ít nhất vẫn còn nhiều ý tưởng dự trữ khác để nhờ cậy đến. Đáng tiếc là, kiểu tư duy này có thể vô cùng kém hiệu suất.

Tỷ phú Warren Buffett có một "phương thuốc giải độc" hoàn hảo. Chứng kiến phi công lái máy bay riêng của mình không thực hiện được các mục tiêu trong cuộc sống của bản thân, ông đã yêu cầu người này lập danh sách 25 thứ mình muốn hoàn thành trước khi chết.

Tuy nhiên, thay vì làm từng bước nhỏ hướng tới việc hoàn thành mọi thứ trong danh sách, tỷ phú khuyên người phi công chọn ra 5 thứ mà bản thân nghĩ là quan trọng nhất và phớt lờ toàn bộ những thứ còn lại.

10. Lập kế hoạch quá mức

Nhiều người có tham vọng và có tổ chức cố gắng tối đa hóa hiệu suất của mình bằng cách lập kế hoạch tỉ mỉ cho mỗi tiếng đồng hồ trong ngày của họ. Đáng tiếc là, mọi thứ không phải luôn luôn diễn ra như dự kiến và một đứa con bị ốm hoặc nhiệm vụ bất chợt có thể làm chệch hướng nghiêm trọng toàn bộ ngày của họ.

Thay vào đó, bạn có thể thử lập kế hoạch cho chỉ 4 - 5 tiếng đồng hồ công việc thực sự mỗi ngày, để bản thân có thể linh hoạt hơn về sau.

11. Thiếu kế hoạch

Như đã nói, bạn cần phải dành thời gian để vạch kế hoạch trước khi cố gắng đạt được bất kỳ mục tiêu dài hạn nào. Cố gắng đưa ra nước cờ cuối cùng cho dự án mà bạn đang làm được một nửa thông qua quá trình có thể rất gây nản lòng và tiêu tốn lượng lớn thời gian.

Tiến sĩ Robert Pozen - giảng viên Đại học Havard (Mỹ) khuyến nghị, bạn trước tiên nên quyết định bản thân muốn kết quả cuối cùng là gì, sau đó vạch ra hàng loạt các bước cho bản thân. Một khi bạn đã đi được nửa đường, bạn có thể xem xét lại công việc của mình để đảm bảo bạn đang đi đúng hướng và điều chỉnh theo đó.

12. Để điện thoại ngay cạnh giường ngủ

Các màn hình đèn LED của những chiếc smartphone, máy tính bảng và laptop phát tỏa ánh sáng xanh dương. Trong khi đó, theo các nghiên cứu, ánh sáng xanh dương có thể hủy hoại thị lực và ức chế việc sản sinh melatonin, một hoóc môn giúp điều phối chu kỳ ngủ. Các nhà nghiên cứu cũng phát hiện, những người có lượng melatonin thấp cũng dễ bị trầm cảm hơn.

13. Cầu toàn

Thông thường, căn nguyên của sự trì hoãn là nỗi sợ không thể làm tốt công việc, hơn là sự lười biếng. "Chúng ta bắt đầu công việc chỉ khi nỗi sợ hãi không làm gì vượt quá nỗi sợ không làm nó rất tốt ... Và điều đó có thể rất mất thời gian", triết gia Anh Alain de Botton và cũng là tác giả trang web "Cuốn sách cuộc đời" cho biết.

Cách duy nhất để vượt qua sự chần chừ là từ bỏ chủ nghĩa cầu toàn và không quá chú ý đến các tiểu tiết mà bạn đang trải qua. Hãy vờ như nhiệm vụ không quan trọng và rằng việc phạm sai lầm cũng chấp nhận được để giúp bạn bắt đầu công việc nhanh hơn.

 

Theo VietnamNet